MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV, ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Mali Hizmetler Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

Madde 2 – (1) Bu Yönetmelik, Mali Hizmetler Müdürlüğünün hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

Madde 3 – (1) Bu Yönetmelik, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ıncı, 5436 sayılı Kanunun 15 inci Maddeleri ve 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 – (1) Bu yönetmeliğin uygulamasında;

1. a) Belediye: Altınova Belediyesini,
2. b) Başkan: Altınova Belediye Başkanını,
3. c) Başkanlık: Altınova Belediye Başkanlığını

ç) Meclis: Altınova Belediye Meclisini

1. d) Müdürlük: Mali Hizmetler Müdürlüğünü,
2. e) Müdür: Mali Hizmetler Müdürünü,
3. f) Harcama Birimi: Belediye bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi,
4. g) Harcama Yetkilisi: Belediye bütçesiyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,
5. h) Muhasebe Yetkilisi: Gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yürütmekle sorumlu kişiyi, ifade eder.

ı) Yönetmelik: Mali Hizmetler Müdürlüğünün Görev, Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Mali Hizmetler Müdürlüğünün İş ve İşlemleri

Bütçenin hazırlanması

Madde 5 – (1) Müdürlük, bütçenin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli dokümanı harcama birimlerine göndererek Haziran ayında bütçe çağrısını yapar. Her bir harcama birimi bütçe teklifini hazırlayarak Müdürlüğe gönderir. Harcama birimi temsilcileri ile görüşmeler yapılarak idarenin bütçe teklifi Müdürlük tarafından hazırlanır.

(2) Bütçe tekliflerinin hazırlanmasında Belediye stratejik planı ve performans programı dikkate alınır.

(3) Müdürlük, bütçenin hazırlanmasında Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde yazılı görev, esas, usul ve sürelere riayet eder.

Bütçe işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kaydedilmesi

Madde 6 – (1) Bütçe işlemleri, harcama birimleriyle koordinasyon sağlanarak Müdürlük tarafından gerçekleştirilir, kayıtları tutulur ve izlenir. Bütçe kayıt ve işlemleri, Müdürün veya yetki verdiği personelin onayıyla gerçekleştirilir ve idarenin harcama birimlerine açık tutulur.

Gelirlerin tahakkuku, gelir ve alacakların takip ve tahsili

Madde 7 – (1) Belediye gelirlerinin tahakkuku ve alacakların takibi ile tahsil işlemleri, Müdürlük tarafından yürütülür. 6183 sayılı Kanuna tabi olmayan alacaklar hukuki takip işleri için Hukuk İşleri Müdürlüğüne gönderilir. Diğer birimlerin işlemleri sonucunda, herhangi bir gelir tahakkuku veya gelir ve alacakların takip ve tahsilini gerektiren bir durumun ortaya çıkması halinde, ilgili birim tarafından gereğinin yapılması amacıyla Müdürlüğe bildirilir.

Ön malî kontrol işlemleri

Madde 8 – (1) Ön malî kontrol görevi harcama birimleri ve Müdürlük tarafından yapılır. Ön malî kontrol süreci malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur.

(2) Harcama birimlerinde yapılacak asgarî kontroller, Müdürlük tarafından ön malî kontrole tabi tutulacak malî karar ve işlemlerin usul ve esasları hakkındaki yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.

(3) Müdürlük tarafından yapılan ön malî kontrolün sonucu ilgili harcama birimine yazılı görüş vermek veya dayanak belge üzerine şerh düşülmek suretiyle bildirilir. Ön malî kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüşün ilgili malî işleme ilişkin dosyada muhafaza edilmesi ve bir örneğinin de ödeme emri belgesine eklenmesi zorunludur. Müdürlüğü tarafından ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği durumlarda harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibarıyla üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur.

Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesi

Madde 9 – (1) Belediye’nin muhasebe hizmetleri Müdürlük tarafından yürütülür. Muhasebe hizmetleri, Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde, muhasebe yetkilileri tarafından yerine getirilir.

Bütçe kesin hesabının hazırlanması

Madde 10 - Bütçe kesin hesabı, bütçe uygulama sonuçları dikkate alınarak Müdürlük tarafından hazırlanır.

Bütçe uygulama sonuçlarının raporlanması

Madde 11 – (1) Bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin her türlü rapor, cetvel ve belge Müdürlük tarafından hazırlanır.

Malî istatistiklerin hazırlanması

Madde 12 – (1) Her türlü mali istatistik, Müdürlük tarafından hazırlanır ve ilgisine göre mevzuatında belirlenmiş yerlere gönderilir.

Malî iş ve işlemlerin diğer idareler nezdinde izlenmesi

Madde 13 – (1) Belediyenin, diğer idareler nezdindeki malî iş ve işlemleri, harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak, Müdürlük tarafından izlenir ve sonuçlandırılır. Bu konudaki yazışmalar Müdürlük tarafından yapılır.

Danışmanlık hizmeti sunma ve bilgilendirme yükümlülüğü

Madde 14 – (1) Müdürlük, harcama birimleri tarafından birimlerine ilişkin olarak istenilen bilgileri sağlamak ve harcama birimlerine malî konularda danışmanlık hizmeti sunmakla yükümlüdür. Bu amaçla malî yönetim ve kontrol ile denetim konularında gerekli bilgi ve dokümantasyon, yetki ve görevleri çerçevesinde, Müdürlük tarafından oluşturulur ve izlenir.

(2) Harcama birimleri, malî mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda Müdürlük tarafından uygun araçlarla bilgilendirilir.

(3) Malî konulardaki düzenleme ve kararların uygulanması konusunda, gerektiğinde ilgili idarelerin görüşü de alınarak, Müdürlük tarafından uygulamaya açıklık getirici ve yönlendirici yazılı bilgilendirme yapılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Organizasyon, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Organizasyon

Madde 15 – (1) Müdürlüğün organizasyon yapısı; müdür, birim sorumlusu, memur, sözleşmeli personel, kadrolu işçi, şirket işçi statüsünden oluşur.

(2) Müdürlük iç organizasyon yapısının teşkili, Müdürün teklifi ve Başkan Onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Teşkilat Yapısı

MADDE 16-

Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları

Madde 17 – (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

1. a) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren Belediye Bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve Belediye faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.
2. b) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
3. c) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak.

ç) İlgili mevzuatı çerçevesinde Belediye gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek.

1. d) Muhasebe hizmetlerini yürütmek.
2. e) Belediyenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek.
3. f) Belediye’nin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
4. g) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.

ğ) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek.

1. h) Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 18 – (1) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Organizasyon Şemasında bağlı olduğu yöneticiye karşı sorumlu olup;

1. a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.
2. b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini, bilgilendirir ve eğitir.
3. c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.

ç) Mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirler; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

1. d) Müdürlüğünün görev alanı kapsamında; stratejik planın, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını sağlar.
2. e) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlar.
3. f) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlar.
4. g) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirir.

ğ) Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket eder, personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütülmesini sağlar.

1. h) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmakla görevli ve yetkilidir.

Muhasebe Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 19 – (1) Muhasebe Hizmetleri Birimini görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

1. a) İlgili mevzuatına göre; gider ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasına ilişkin muhasebe hizmetlerini yapmak.
2. b) Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak.
3. c) Vergi beyannameleri ile ilgili gerekli beyan ve takip işlerini yapmak.

ç) Sayıştay ilamı vb. incelemeler sonucu doğan kişi borcu alacaklarının muhasebe kayıtlarını tutmak. Süresinde ödenmemiş olanları ise yasal takip işleri için ilgili müdürlüğe göndermek.

1. d) Belediye yevmiye kayıtlarını taratarak düzenli bir şekilde dosyalamak.
2. e) Komisyonlarca istenen evrakları hazırlamak.
3. f) İç ve dış denetimler için tüm muhasebe evraklarını hazır tutmak.
4. g) İşçi, memur, sözleşmeli ve hizmet alımı statülerinde çalışan personelin maaş, ikramiye ve diğer tüm ödeme işlemleri ile muhasebe kayıtlarını yapmak.
5. h) İdarenin görev alanına ilişkin mali konularda standartlar hazırlamak.

ı) Ön mali kontrol görevini yürütmek.

1. i) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirler önermek.
2. j) Mali yönetim açısından, yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.
3. k) Mali yönden İstatistiki kontrol ve karşılaştırma işlemlerini yapmak.
4. l) Performans Programını esas alarak Bütçeyi hazırlamak.
5. m) Ayrıntılı harcama veya finansman programını hazırlamak.
6. n) Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak.
7. o) Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak; sorunları önleyici ve etkililiği arttırıcı tedbirler üretmek.

ö) Yılı Kesin Hesabını hazırlamak.

1. p) Mali istatistikleri hazırlamak.
2. r) Mali konularla ilgili hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek.
3. s) Mali konularda, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere karşı tedbirler almak.
4. t) Mali hususlarda kurum içi kapasite araştırması yapmak, bu hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.
5. u) Mali konularla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek.

ü) Mali konularla ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek.

1. v) Müdür tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Gelir ve Emlak Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 20 – (1) Tahakkuk Birimlerinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

1. a) İlgili mevzuatında tanımlanan; gelir ve alacakların tarh, tahakkuk, tahsil işlemleri, iade ve düzeltme kayıtları ile bunların kontrol ve raporlanmasını yapmak.
2. b) Beyana tabi vergilerin beyannamelerini almak ve gerekli diğer işlemlerini yapmak.
3. c) Mükellef sicil kayıtlarının oluşturulması ve güncelleştirilmesini yapmak.

ç) Gelir konusu tüm yoklamaya esas tespit işlemlerini yapmak.

1. d) Belediye gelir bütçesini hazırlamak.
2. e) Gelir tarife cetvellerinin hazırlanarak Meclise sunulmasını sağlamak.
3. f) Gelir arttırıcı konularda çalışmalar yapmak.
4. g) İdarenin yetki ve sorumluluk alanındaki idare gelirlerini; kanunlar, tüzükler ve yönetmelikler gereğince yasal süreler içerisinde tahsilini sağlamak.
5. h) İdare gelirleri ile ilgili yapılan tahsilata ait kayıtları tutmak, raporlamak ve muhasebe kayıtlarına alınması için gerekli belge ve dokümanları hazırlamak.

ı) Yasal mevzuat çerçevesinde gelir arttırıcı ve gelir kaybını önleyici tedbirler almak.

1. i) Tahsilat ve ödemelerle ilgili gerekli kontrolleri yaparak günlük muhasebe birimine vermek.
2. j) Yapılan tahsilatları gün sonunda bankaya teslim etmek.
3. k) Mesai saatleri içerisinde ihtiyaca cevap verecek kadar vezneyi açık tutmak veznedar ve tahsildar arası görev bölümünü sağlamak.
4. l) Makbuzların hatalı olup olmadığını kontrol etmek, makbuz alındı dekontlarını muhafaza etmek.
5. m) Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Bordro Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 21 – (1) Bordro Birimi tarafından yürütülecek hizmetler şunlardır;

1. a) Kadrolu işçi, memur ve sözleşmeli personel maaş, ikramiye ve her türlü sosyal yardım ödemelerinin tahakkuklarını hazırlamak.
2. b) Meclis ve Encümen üyeleri huzur haklarının tahakkuklarını hazırlamak.
3. c) Stajyer öğrenci maaşlarının tahakkuklarını hazırlamak.

ç) İşçi, memur ve sözleşmeli memur personelin maaşları üzerine konulan haciz işlemlerine cevap yazmak ve kesintilerini takip etmek.

1. d) Toplu-iş sözleşmesinden doğan maaş farklarını hesaplayarak, SGK’ya ek prim hizmet belgelerini düzenlemek.
2. e) Her ay emekli keseneklerini internet ortamında Emekli Sandığına (e-bildirge) gönderme işlemini yapmak.
3. f) Her ay aylık primlerin internet ortamında SGK’ya (e-bildirge) gönderme işlemini yapmak.
4. g) İşe iade davalarını kazanan ve mahkemelerce verilen geriye dönük maaş ödemesi kararlarına istinaden maaşları hazırlamak ve SGK kesintilerine ait ek bildirimleri yapmak.

ğ) Al-Bel Ltd. Şti.’nde  işçi statüsünde çalışan personelin Al-Bel Ltd. Şti. tarafından hazırlanan maaş ödemeye esas belgelerin kontrolünü yapmak ve ödeme emri belgesini düzenlemek.

Borç ve İcra Takip Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 22 – (1) Borç ve İcra Takip Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

1. a) Vadesinde ödenmeyen alacakların ödeme emri belgelerini hazırlamak.
2. b) Ödeme emri belgelerinin tebliğ işlemlerini yapmak.
3. c) 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun kapsamında olan ve takibe alınmış alacakların bu Kanun kapsamındaki her türlü iş ve işlemlerini yapmak.
4. d) Haciz tutanağında gösterilen ve yed-i emin tayin edilmemiş menkul malların koruma ve saklama işlerini yapmak.
5. e) 6183 sayılı Kanun haricinde bulunan ve vadesinde tahsil edilememiş alacakları, hukuki takip işleri için Hukuk İşleri Müdürlüğüne bildirmek.
6. f) Takipli alacaklardan fazla ve yersiz ödenen paraların iade ve düzeltme işlemlerinin yapılması için tahakkuk birimine gerekli bilgi ve belgeyi vermek.
7. g) Takipli alacakların güncel istatistiki verilerini tutmak.
8. h) İlgili birimler tarafından verilen dilekçelere istinaden yoklama fişi düzenlenmek, kayıt altına almak ve denetimlerini yapmak.

ı) 2464 Sayılı Belediye Gelirleri Kanunu kapsamındaki vergilerle ilgili tebligat işlemlerini, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve ilgili genel tebliğlere göre yapmak.

1. i) Evrakların bilgi ve adres kontrolünden sonra, yoklama ve tebliğe uygun olup olmadığını incelemek.
2. j) Kontrolden geçen evrakların iş türü ve adres bilgilerine göre ayırarak dağıtımını sağlamak.
3. k) Müdürlük ile birimler arası ve diğer kamu ve özel kuruluşlara iletilmesi gereken transfer işlemlerini yapmak.
4. l) Müdür tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Hükümler

Müdürlüğün yöneticileri

Madde 23 – (1) Müdür ve Birim sorumluları Müdürlüğün yöneticileri olup, yukarıda tanımlanmış görevlerin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden bir üst yöneticisine karşı sorumludur.

(2) Mali Hizmetler Müdürü aynı zamanda Muhasebe Yetkilisi olarak görev yapar.

(3) Müdür, görev ve yetkilerinden bazılarının sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve Kanuna aykırı olmamak şartıyla ve üst yöneticinin onayıyla Birim sorumlularına devredebilir. Yetki devri uygun araçlarla bütün ilgililere duyurulur.

Çalışmalarda işbirliği ve uyum

Madde 24– (1) Müdür; Müdürlüğün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, birim sorumlularının katılımıyla ayda bir defadan az olmamak üzere düzenli toplantılar yapar. Bu toplantılarda, Müdürlük faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.

Çalışma Düzeni

Madde 25 – (1) Müdürlükte görevli tüm personel;

1. a) Müdürlükte yürütülen iş ve işlemler hakkındaki bilgileri izinsiz olarak kurum dışına veremezler, Kurumun evrak güvenliğini sağlamakla yükümlüdürler.
2. b) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit ve adil muamele yaparlar.
3. c) Her türlü malzeme ve evrakın muhafazası ile şahsen sorumlu olan personel, muhtelif sebepler ile görevinden ayrılması halinde, bunları birimdeki görevliye yazılı bir tutanak ile devrederler.

Bilgi Verme Yasağı

Madde 26 – (1) Birimlerin evrak ve dosya memurları gizli olmasa bile evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Müdür (birim sorumlusu) veya yetki verilen görevliden alırlar. Bu kurallara aykırı davranan personel hakkında kanuni işlem yapılır.

Görev ayrılığı

Madde 27 – (1) Harcama yetkililiği ile muhasebe yetkililiği görevi aynı kişide birleşemez. Müdürlükte ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, mali karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi mali karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan veya üye olamazlar.

Yürürlük

Madde 28 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabul kararı kesinleştiği andan itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 29 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.